15.03.2014
For å få et enklere og mer fleksibelt adgangssystem samt heve sikkerheten i anlegget, har styret tidligere bestemt å bytte ut dagens mekaniske låssystem med et elektronisk brikkesystem på alle ytterdører og fellesarealer.
De nye brikkene vil leveres ut på styrekontoret i 1. etasje i BC på følgende tidspunkter:
Brikkene vil erstatte nøklene som i dag benyttes i inngangspartiene i garasjen, foran og bak blokkene, porten i nordenden av garasjen, vaskeriene osv.
Samtidig med at et nytt system innføres vil koden som i dag benyttes for å åpne ytterdørene fra utsiden etter hvert bli deaktivert. Men koden vil kunne brukes ennå en stund, i en overgangsfase. Porttelefonen vil fortsette å fungere som i dag, slik at gjester ringer direkte til seksjon og døren åpnes fra telefonen.
Det vil bli utlevert tre brikker pr. leilighet. Ønskes det flere, bestilles det hos vaktmester/styrekontor. Disse vil koste kr. 100,- pr. stk. Brikkene aktiveres på terminal som er plassert rett utenfor styrekontoret. Det vil bli gitt nærmere info om dette når brikkene hentes.
To av brikkene (mørk blå) gir adgang til alle ytterdører og til ditt bodområde, samt fellesrom som vaskerier, porter etc. Disse brikkene er tiltenkt voksenpersonene i seksjonen.
Den tredje brikken (lys blå) gir kun tilgang til ytterdørene. Disse brikkene er tiltenkt barn.
Hver brikke har et unikt nummer som blir registrert på boenheten. Dersom den skulle komme på avveie, kan den lett «nulles ut» slik at uvedkommende ikke kan bruke den. Det er derfor viktig at tapte brikker straks meldes inn.
Bakgrunnen for at styret startet en prosess, som har endt opp med at vi nå ønsker å innføre et nytt nøkkelsystem, var etableringen av den nye trimavdelingen ved nyttår. Vi skjønte relativt raskt at det ville kreve en langt mer fleksibel løsning enn den gamle ordningen hvor adgang var knyttet til kalenderår m.m. Mange beboere var klare på at man selv ville bestemme når på året man ville starte å trene osv. I den forbindelse kom det også frem at det gamle låssystemet vi bruker i dag (TrioVing) ikke lenger er i produksjon, og at det er begrenset med reservedeler i markedet. I nær fremtid vil derfor vårt nåværende låssystem kunne gi oss store utfordringer, både praktisk og økonomisk. Vi har også et utall av systemnøkler på avveie, som ut fra et sikkerhetsperspektiv er egnet til å bekymre. En tapt systemnøkkel koster også 4-500 kr å erstatte. En ny brikke koster 100 kr.
Vi stod derfor i fjor høst i realiteten foran følgende valg, skulle vi fortsette med en gammeldags – og snart helt utdatert – løsning? Eller skulle tenke helt nytt? Styret falt ned på det siste.
Systemet har allerede vært tatt i bruk i den nye trimavdelingen, og erfaringene er, slik styret opplever det, svært gode.
Siden systemet er off line-basert og skal brukes i en privat boligsammenslutning kreves hverken konsesjon eller meldeplikt til datatilsynet. Dette er et rent nøkkeladministrasjonssystem, og lagrer ikke personopplysninger. Systemet gir imidlertid mulighet for, via en rettslig kjennelse, at sikkerhetsleverandøren kan gå inn og hente ut informasjon om hvilke brikker som har vært benyttet i et område i samme tidsrom, hvor det samtidig har vært begått brudd på straffeloven. Ved f.eks. et innbrudd i den nye trimavdelingen midt på natten, hvor tyvene har fjernet moderne trimutstyr for godt over 100.000 kroner, eller ved en voldtekt eller annen grov kriminalitet på et fellesområde hvor adgang er regulert – og forholdet anmeldes til politiet, så er det altså en mulighet for at sikkerhetsleverandør kan gå inn og hente ut informasjon. Men det må altså foreligge rettslig kjennelse.
Et simpelt innbrudd i boder, styrekontor, trimrom etc. vil, etter rettspraksis, ikke kvalifisere for å få en kjennelse.
Det er heller ingen muligheter overhodet for at styremedlemmer, vaktmester eller andre – på noe tidspunkt – på egen hånd kan gå inn og sjekke hvilke brikker som er benyttet på hvilke dører, da det ikke er noen on-line kommunikasjon til låsene.
I og med at det nye nøkkelsystemet ikke vil være avhengig av strøm vil det være mulig å komme inn i anlegget ved et strømbrudd. For å komme ut, benyttes – som i dag – vrider/dørhåndtak på innsiden.
Anskaffelsen er basert på en avtale som vår forretningsfører OBOS har fremforhandlet med sikkerhetsleverandøren Kaba MøllerUndall, og som OBOS har anbefalt for «sine» boligsammenslutninger. Ved å benytte oss av denne avtalen får sameiet en rabatt på 25-30 prosent på gjeldende priser. Samtidig representerer den kvalitetssikringen som vår forretningsfører har gjort – av systemet og selskapet – en trygghet for oss.
Totalt vil investeringen for sameiet bli ca. kr 210.000, inkl. moms., ferdig montert. I budsjettet for 2014 vil hele systemet ha en kostnad på ca. 310.000 kroner. Dette inkluderer da også utgiftene knyttet til trimavdelingen og utleieleilighet, samt alle nøkkelbrikkene, som selges og gir sameiet inntekter, og ekstrabrikker til beboerne. Nøkkelbrikkene som barnehagen og Omsorgsbygg kjøper av sameiet vil kun gi adgang til ytterdør i henholdsvis AB og DE.
Systemet er fremtidsrettet og kan programmeres til å gi forskjellige rettigheter. Hvis du skal leie sameiestua eller utleieleiligheten, og har fått styrekontorets aksept for det, så er prosedyren enkel: Du aktiverer selv adgangsbrikken din på en terminal utenfor styrekontoret. Så har du automatisk adgang til f eks sameiestua for det tidsrommet du har leid den for. Hvis du ønsker det, kan du på egen hånd også inkludere din egen inngangsdør til leilighet i samme brikke. Kostnadene ved dette må imidlertid bæres av den enkelte.
Styrets vedtak om å innføre nytt låssystem ble gjort på styremøte i september 2013, i forbindelse med den bebudede åpningen av den nye trimavdelingen ved nyttår. Styret beklager at det ikke har vært informert tydelig om dette vedtaket tidligere. Det ble kun gjort i forbindelse med prosessen rundt den nye trimavdelingen.
Det har vært rettet innsigelser mot det nye nøkkelsystemet i vårt dialogforum Terrasse-tanker, knyttet til bekymringer rundt personvernet. Styret understreker igjen at dette er et off line-system i en privat boligsammenslutning som ikke krever meldeplikt eller konsesjon. Samtidig gir systemet mulighet for – ved grove brudd på straffeloven – å hente ut informasjon som kan knyttes til hvilke brikker som har vært brukt i et konkret tidsrom.
Denne muligheten kan deaktiveres eller fjernes helt, hvis sameierne ønsker det. Hvis sameierne på årsmøtet i april skulle ønske det, så vil styret selvsagt akseptere det.
I og med at det nye nøkkelsystemet iverksettes i noe tid før årsmøtet, vil også muligheten til å hente ut en hendelseslogg ved grove forseelser være der – frem til årsmøtet i slutten av april. Den som synes dette er ubehagelig eller ikke ønskelig kan imidlertid benytte det gamle kodesystemet inntil det eventuelt kommer en avklaring på årsmøtet. Bruker man kode vil det som kjent ikke være noen muligheter for å «avsette spor». Muligheten til å bruke kode ved ytterdørene vil nemlig fortsatt være mulig å benytte i en overgangsfase.
Det har også vært reist spørsmål rundt habiliteten til styreleder i forbindelse med anskaffelse av det nye adgangssystemet. Styreleder jobber ikke for leverandøren, KABA MøllerUndall, men i en annen del av Kaba-konsernet som er et stort multinasjonalt konsern med base i Sveits. Dette har vært behandlet i styret, som har funnet styreleders arbeidstilknytning til Kaba-systemet uproblematisk. Avgjørende for styrets valg av leverandør har vært den rabatterte prisen som Obos' fremforhandlede avtale har gitt oss muligheten til å benytte oss av. Samt den kvalitetssikring av systemet som Obos har gjort i forhold til at dette skal være et system som er godt egnet for boligsammenslutninger.